¡Cómo hacer un presupuesto increíble!

¿Tienes prisa?

En este post, comparto estrategias para la fijación de precios de servicios en la producción audiovisual, destacando la importancia de elaborar presupuestos que reflejen la realidad del mercado y consideren imprevistos. Es fundamental reunir información relevante sobre el proyecto, como el cliente y la duración del video, y crear un modelo de planilla personalizada para hacer un seguimiento de los costos. Recomiendo consultar tablas de asociaciones profesionales para asegurar precios justos e incluir un porcentaje para cubrir imprevistos y garantizar ganancias. Tras la aprobación del presupuesto, es crucial gestionar los gastos, manteniendo una comunicación abierta con los colaboradores y buscando economías donde sea posible. Concluyo enfatizando la importancia de formar una red de socios confiables para facilitar negociaciones y el cumplimiento de los presupuestos.

La fijación de precios es uno de los temas que más aparece en mi día a día, no solo porque soy productora y dirijo una empresa que presta este tipo de servicios, sino porque muchos colegas tienen dudas sobre cómo elaborar sus presupuestos.

Hace algunas semanas hice un post que fue bastante compartido titulado "¿Cuánto Cobrar por Ese Freelance?". Era dirigido a servicios individuales, ya que consideraba la organización financiera necesaria para saber cuánto vale tu trabajo, pero también puede ayudarte a entender mejor de qué estamos hablando aquí.

Hoy, quiero compartir algunas estrategias que uso todos los días para elaborar un presupuesto que involucra la contratación de diversos servicios. La idea es siempre organizar el pensamiento, hacer un mapa mental de la actividad y llegar a un valor que no solo corresponda con la realidad del mercado, sino que también sea seguro para lidiar con los imprevistos de esa producción.

Siento orgullo al decir que nunca, en la gestión de presupuestos de terceros o de mi empresa, ya sea que yo haya elaborado ese presupuesto o no, he sobrepasado un presupuesto que se me proporcionó. Claro que esto es un orgullo tonto, ya que corresponde al servicio mínimo que un productor debe estar atento a realizar. Generar pérdidas en un trabajo es, literalmente, lo opuesto al objetivo de cualquier empresa, así que ejecutar tu trabajo de forma alineada con el objetivo principal no es realmente algo de lo que presumir.

Sé que no todos los productores pueden decir lo mismo, así que comparto mis estrategias para elaborar y gestionar un presupuesto de forma inteligente y eficaz.

### 1. Ten toda la información

Antes de comenzar a elaborar cualquier presupuesto, es muy importante obtener toda la información necesaria para la ejecución del trabajo.

Saber quién es el cliente, si hay intermediarios, el producto a ser promocionado, la difusión (tiempo, medios y territorios) del proyecto que se está presupuestando, el plazo de entrega del trabajo y el plazo de pago, influye directamente en el precio del servicio.

Además, es importante entender cuál es el servicio que se está solicitando. Si el cliente tiene un guion y una referencia de entrega, eso es ideal; si no, es necesario conversar y obtener más detalles.

Otra cosa que siempre nos toma por sorpresa es la duración del video y la cantidad de versiones que el cliente puede necesitar. Asegúrate de que esta información esté clara desde el principio para que tu presupuesto corresponda a la realidad de la entrega que tendrás que hacer.

Aprovecha para leer el post anterior "¿Cómo hacer feliz a tu cliente sin sufrir?" que puede ayudarte a manejar mejor esta primera parte si tienes dificultades.

### 2. Crea tu propio modelo

Para listar los valores que deben ser pagados a cada una de las áreas de un proyecto, aún no han inventado nada mejor que una hoja de cálculo. Sé que las hojas de cálculo pueden ser intimidantes para muchos, pero no necesitas dominar todas las funciones y fórmulas de Excel para tener una hoja útil en este momento.

Lo ideal aquí es que sea amigable para ti y siga tu razonamiento, así que si puedes dibujar tu propia hoja de cálculo, te sentirás mucho mejor que usando un diseño o una organización de otra persona. Si no sabes por dónde empezar, puedes usar un modelo, pero intenta adaptarlo a tus necesidades. Para comenzar desde cero, tal vez sea interesante entender los comandos básicos de fórmulas de hoja de cálculo; este sitio tiene una tabla muy práctica de funciones de Excel para comenzar.

Si prefieres tener algo sobre lo que trabajar, comparto aquí el modelo de hoja de cálculo que ANCINE sugiere usar. Hice algunas modificaciones para facilitar la visualización, pero si sientes que necesitas cambiar más cosas, siéntete libre. Deja las letras en el tamaño y fuente que te gusta ver, usa los colores que te animan y verás cómo el proceso de elaborar el presupuesto se vuelve más fácil.

Lo más importante para tener un modelo de hoja de cálculo realmente útil es que esté en constante mejora. A medida que se realicen los presupuestos, lo dejarás prellenado y será más fácil de usar. Observa cómo puedes incluir la mayor cantidad de información posible en la hoja para que, cuando la abras, te haga preguntas sobre el proyecto y solo necesites responder con los valores a medida que llenas. El objetivo de esto es reducir al máximo la posibilidad de que olvides alguna parte del proyecto durante el presupuesto y recordarla demasiado tarde cuando ya estés en ejecución.

Si algo que sueles olvidar presupuestar no está contemplado en la hoja, crea una línea para ello y guarda el nuevo modelo que usarás a partir de ahora para tus proyectos.

Cuando incluí en mi hoja de cálculo una línea para "generador", noté que aún no había comprendido que tener esta línea en el presupuesto me hace pensar mejor sobre los tipos de locaciones que tendré en la filmación y si necesitaré puntos de energía que no están naturalmente disponibles. Dependiendo de la magnitud de la producción, incluso si estoy filmando en una locación con electricidad, puede ser útil tener un generador para garantizar la seguridad de la producción. Desde entonces, esta línea siempre está allí, preguntándome si es necesario o no; si no lo es, simplemente se queda con el valor en cero.

Tu hoja de presupuesto debe ayudarte a pensar en todo lo que necesitas incluir y que genera costos, no ser un documento que necesitas llenar con información cada vez que necesitas cuantificar un proyecto. Cuando llenes tu modelo la primera vez, guárdalo y comienza el próximo proyecto a partir de él; después de un tiempo, tendrás un buen modelo que te ayudará a no olvidar ningún punto.

### 3. Usa valores de mercado

Para saber qué valores incluir en cada ítem de tu hoja de cálculo, a veces es necesario hacer una breve investigación. Si el proyecto incluye cosas que nunca has contratado antes, asegúrate de consultar a los proveedores de ese servicio para conocer el costo real.

Si no tienes mucho tiempo, pero tienes muchas líneas para llenar, una cosa útil es consultar las tablas de asociaciones profesionales para cada tipo de servicio. En este caso, sugiero no poner el mínimo de esas tablas, sino el valor con un porcentaje adicional para garantizar que podrás contratar buenos profesionales con lo presupuestado. Usa el valor mínimo solo como referencia.

Tablas útiles para el audiovisual en São Paulo son las de SINDICINE, SATED, ABRA (gracias, Mariana Brasil) y SINTRA. Consulta las entidades profesionales de tu región para saber si también ofrecen tablas de referencia de remuneración de los servicios que necesitas.

Con el tiempo y la formación de una red de colaboradores socios, la experiencia te permitirá saber de memoria cuánto necesita cada función dependiendo de la complejidad del trabajo que estás presupuestando.

### 4. No olvides las últimas líneas

Una vez que tengas los valores de todo lo que necesitarás para realizar ese proyecto, no olvides que tu presupuesto no es solo la suma de todos esos valores. Esa suma es la base para el cálculo final, pero no termina ahí.

Es muy importante incluir en el presupuesto un porcentaje que cubra la resolución de imprevistos y también las ganancias de la empresa que está elaborando el presupuesto. Si estás comenzando, puedes incluir un porcentaje pequeño para no perder al cliente, pero es fundamental que haya algo que ayude a cubrir los gastos de la empresa y garantice que ese presupuesto sea factible, incluso si hay algo que eventualmente olvidaste considerar. A medida que tengas más clientes, es importante que haya un crecimiento de caja de la empresa para invertir en equipos y estructura, por ejemplo, y por eso tu porcentaje debe ayudarte a lograrlo.

El valor que debes pagar al gobierno por la emisión de tu factura también debe incluirse como porcentaje extra en una línea separada de las ganancias. Mucha gente se confunde en este momento.

Si tu presupuesto dio R$100 y tu impuesto es del 6%, ¿cuánto es el valor que debes enviar? He visto más veces de las que me gustaría personas enviando R$106 y teniendo pérdidas cuando llega el recibo del impuesto el mes siguiente con un valor más alto. El impuesto se aplica sobre el valor total de la factura, así que se cobrará sobre R$106, en este ejemplo. Para hacer el cálculo correcto, usa la siguiente fórmula:

**TOTAL DE LA FACTURA = TOTAL DE SERVICIOS ÷ (1 - x% - y% - z%)**

Donde x, y y z son los porcentajes que deseas incluir en el presupuesto, es decir, tu tarifa administrativa, tu impuesto, comisiones, etc.

En nuestro ejemplo, sería:

**100 ÷ (1 - 6%) = 100 ÷ 0,94 = R$106,38**

Así, cuando el gobierno cobre el 6% sobre tu valor de factura, aún tendrás tus R$100 de producción presupuestados.

### 5. Administra tu presupuesto con sabiduría

Una vez que tu cliente apruebe tu presupuesto y debas realizar el proyecto, el objetivo es mantener el margen de ganancias que habías determinado o incluso ahorrar más, si es posible.

Cuando estés contratando las líneas presupuestadas, observa en qué aún puedes ahorrar. La idea aquí no es aprovecharte de tus colegas y pagar por debajo del valor de mercado, sino estar siempre atento a posibles márgenes y oportunidades que el presupuesto contenga.

Para garantizar que no estoy siendo injusta con nadie, normalmente dejo que cada colaborador me diga cuál es el valor de su servicio. Si es inferior al que tengo presupuestado, he ofrecido un poco más cuando aún puedo generar ganancias en esa línea, pero si es superior, ahí es donde ocurre la negociación; tienes que llegar a ese valor de línea. Si no consigues, ten en cuenta que necesitarás reubicar otras líneas para que funcione. El total no puede cambiar; piensa en cómo hacerlo posible.

Es bastante normal ahorrar en una línea y gastar más en otra. Negocia tu presupuesto con atención. Si logras ahorrar en algunas líneas, no celebres aún; la parte financiera solo se cierra cuando el proyecto termina, así que considera que este ahorro puede servirte para cubrir demandas que pueden surgir como imprevistos en ese mismo proyecto.

### 6. Sé un buen socio

La mejor forma de hacer que un presupuesto se ejecute como se previó es ser un buen socio en tu mercado de actuación.

A veces no tienes el dinero que normalmente se cobra por esa función específica, pero si en otros trabajos no has sido tacaño y has compensado a todos de manera justa, es posible que tu equipo esté dispuesto a hacer excepciones de vez en cuando para ayudarte.

Si puedes formar una red confiable de personas para trabajar y puedes compensar un caché bajo con un próximo caché mejor o con una frecuencia de trabajos que compense la reducción de valor, la posibilidad de administrar tu presupuesto sin muchos inconvenientes es mucho mayor.

No puedo negar que es la experiencia y tu dedicación a este proceso de fijación de precios de tu servicio lo que hará que las cosas sean cada vez más fáciles para ti, tanto en la estimación del valor de cada línea del presupuesto como en la negociación con los colaboradores durante el proyecto. Por eso, mantente siempre atento a lo que cada presupuesto que haces y cada proyecto que ejecutas te enseñan.

En poco tiempo, probablemente también te sentirás orgulloso de decir que nunca gastas más de lo planeado en ningún proyecto, pero no olvides que ese es el único objetivo real de elaborar un presupuesto. Ve más allá, sigue creciendo.

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