• Mariana Sierra

Como fazer um orçamento matador!

Precificação de serviços é um dos assuntos que mais aparece no meu dia-a-dia, não só por que eu sou produtora e dirijo uma empresa que presta este tipo de serviço, mas por que muitos colegas tem dúvidas de como elaborar seus orçamentos.


Há algumas semanas fiz um post que foi bastante compartilhado que se chamava "Quanto Cobrar por Aquele Freela?" . Era direcionado à serviços individuais, por que levava em conta a organização financeira que é preciso ter para saber quanto vale o seu trabalho, mas também pode te ajudar a entender melhor o que estamos falando aqui.


Hoje, o que quero compartilhar são algumas estratégias que uso todos os dias para elaborar um orçamento que envolve contratação de diversos serviços. A idéia é sempre organizar o pensamento, fazer um mapa mental da atividade e chegar em um valor que não só corresponda com a realidade do mercado como seja seguro para lidar com os imprevistos daquela produção.


Photo byDan Dimmock on Unsplash


Costumo sentir orgulho ao dizer que nunca, na gestão de orçamentos de terceiros ou de minha empresa, tendo eu elaborado aquele orçamento ou não, estourei um budget que me foi disponibilizado. Claro que isso é um orgulho tolo, já que corresponde ao serviço mínimo que um produtor deve estar atento para realizar. Gerar prejuízo em um trabalho é, literalmente, o oposto do objetivo de qualquer empresa, então executar seu trabalho de forma alinhada com o objetivo principal não é realmente algo para se gabar.


Sei que nem todos os produtores podem dizer o mesmo, então compartilho minhas estratégias para elaborar e administrar um orçamento de forma inteligente e eficaz.

Tenha todas as informações.

Antes de começar a elaborar qualquer orçamento é muito importante conseguir todas as informações necessárias para a execução do trabalho.


Saber quem é o cliente, se há intermediários, o produto a ser divulgado, a veiculação (tempo, mídias e territórios) do projeto que está sendo orçado, o prazo de entrega do trabalho e o prazo do pagamento, influenciam diretamente no preço do serviço.


Além disso, é importante entender qual é o serviço que está sendo solicitado, se o cliente tiver um roteiro e uma referência de entrega, esse é o ideal, se não é preciso conversar e conseguir mais detalhes.


Outra coisa que sempre acaba nos pegando desprevenidos é a duração do vídeo e a quantidade de versões que o cliente pode precisar. Garanta que essa informação está clara desde o início para que seu orçamento corresponda a realidade da entrega que terá que fazer.


Aproveite para ler o post anterior Como deixar seu cliente feliz sem sofrer? que pode te ajudar a lidar melhor com essa primeira parte se tiver dificuldades.


Crie seu próprio modelo

Para elencar os valores que precisam ser pagos a cada uma das áreas de um projeto, ainda não inventaram nada melhor que uma planilha. Sei que as planilhas podem ser assustadoras para muitos, mas você não precisa dominar todas as funções e fórmulas do Excel para ter uma planilha útil nesse momento.


O ideal aqui é que ela seja amigável para você e acompanhe o seu racional, então se você puder desenhar sua própria planilha, vai se sentir bem melhor do que usando um layout ou organização de outra pessoa. Se você não sabe por onde começar, pode usar um modelo, mas tente adaptá-lo para a sua necessidade. Para começar do zero, talvez seja interessante entender os comandos básicos de fórmula de planilha, esse site coloca uma tabela bem prática de funções de Excel para começar.



Se você prefere ter algo para trabalhar em cima, compartilho aqui o modelo de planilha que a ANCINE sugere usar. Fiz algumas modificações para tornar a visualização um pouco mais fácil, mas se você achar que precisa modificar mais coisas, sinta-se à vontade. Deixe as letras com o tamanho e fonte que você gosta de ver, use as cores que te animam e você vai ver como o processo de elaborar o orçamento vai ficando mais fácil.



O mais importante para ter um modelo de planilha realmente útil é que ele esteja em constante processo de melhoria. Conforme os orçamentos vão sendo realizados você vai deixando ele pré-preenchido e mais fácil de usar. Veja de que forma você pode incluir o máximo de informações possíveis na planilha para que quando você a abra, ela te faça as perguntas sobre o projeto e você só precise ir respondendo com os valores conforme preenche. O objetivo disso é diminuir ao máximo a chance de você esquecer de alguma parte do projeto durante o orçamento e lembrar dele tarde demais quando já estiver executando.

Se algo que você costuma esquecer de orçar não está contemplado na planilha, crie uma linha para isso e salve o novo modelo que você vai usar a partir de agora para seus projetos.


Quando incluí na minha planilha uma linha para "gerador" notei que ainda não tinha me dado conta de que ter essa linha no orçamento me faz pensar melhor nos tipos de locação que vou ter na filmagem e se vou precisar de pontos de energia que não estão naturalmente disponíveis. Dependendo da dimensão da produção, ainda que eu esteja filmando em uma locação com energia elétrica, convém ter um gerador para garantir a segurança da produção. Essa linha está sempre lá desde então, me perguntando se é preciso ou não, se não é, ela simplesmente fica com o valor zerado.


Sua planilha de orçamento deve te ajudar a pensar em tudo que você precisa incluir e que gera custo, não ser um documento que você precisa preencher com informações todas as vezes que precisa quantificar um projeto. Quando preencher seu modelo a primeira vez, guarde-o e o comece o próximo projeto a partir dele, depois de um tempo você vai ter um bom modelo que te ajuda não esquecer de nenhum ponto.


Use valores de mercado

Para saber que valores incluir em cada item da sua planilha, às vezes é preciso fazer uma breve pesquisa. Se o projeto incluir coisas que você nunca contratou antes, faça questão de consultar os prestadores daquele serviço para saber o custo real daquilo.


Se você não tem muito tempo, mas tem muitas linhas para preencher, uma coisa útil é consultar as tabelas de associações de classe para cada tipo de serviço. Nesse caso, sugiro não colocar o mínimo dessas tabelas, mas o valor com uma porcentagem a mais para garantir que vai conseguir contratar bons profissionais com o orçado. Use o valor mínimo apenas como referência.


Tabelas úteis para o audiovisual de São Paulo são as da SINDICINE, do SATED , da ABRA (obrigada, Mariana Brasil) e da SINTRA. Consulte as entidades de classe da sua região para saber se elas também fornecem tabelas de referência de remuneração dos serviços que você precisa.


Com o passar do tempo e com a formação de uma rede de colaboradores parceiros, a experiência vai te deixar saber de cabeça quanto cada função precisa dependendo da complexidade do trabalho que está orçando.


Não esqueça das últimas linhas

Quando você já tiver os valores de tudo que vai precisar para realizar aquele projeto, não se esqueça que o seu orçamento não é só a soma de todos esses valores. Essa soma, é a base para o cálculo final, mas não acaba ali.


É muito importante incluir no orçamento uma porcentagem que cubra a resolução de imprevistos e também o lucro da empresa que está elaborando o orçamento. Se você está começando, pode incluir uma porcentagem pequena para não perder o cliente, mas é importante que haja algo que ajude a pagar as despesas da empresa e garanta que aquele orçamento é factível mesmo que haja algo que eventualmente você esqueceu de considerar. Conforme for tendo mais clientes, é importante que haja um crescimento de caixa da empresa para investir em equipamentos e estrutura, por exemplo, e, por isso, sua porcentagem tem que te ajudar a realizar isso.


O valor que você tem que pagar para governo pela emissão da sua nota fiscal, também deve ser colocado como porcentagem extra em uma linha separada do lucro. Muita gente se confunde nessa hora.


Se o seu orçamento deu R$100 e seu imposto é 6%, quanto é o valor que você tem que mandar? Já vi mais vezes do que gostaria pessoas mandando R$106 e tomando prejuízo quando a guia de recolhimento do imposto chega no mês seguinte com o valor mais alto. O imposto incide sobre o valor total da nota, então será cobrado sobre R$106, nesse nosso exemplo. Para fazer o cálculo correto use a seguinte fórmula:


TOTAL DA NOTA = TOTAL DE SERVIÇOS ÷ (1- x% -y% - z%)


Sendo que x, y e z, são as porcentagens que você quer incluir no orçamento, ou seja, sua taxa administrativa, seu imposto, comissões, etc.


No nosso exemplo, seria:


100 ÷ (1–6%) = 100 ÷ 0,94 = R$106,38


Assim, quando o governo cobrar 6% sobre o seu valor de nota, você ainda ter seu R$100 de produção orçados.


Administre seu orçamento com sabedoria

Uma vez que seu cliente aprovou seu orçamento e você tem que realizar o projeto, o objetivo é conseguir manter a margem de lucro que você tinha determinado ou até economizar mais, se possível.


Quando estiver contratando as linhas orçadas, veja no que você ainda pode economizar. A idéia aqui não é se aproveitar de seus colegas e a pagar abaixo do valor de mercado, mas estar sempre atento para possíveis gorduras e possibilidades que o orçamento contenha.

Para garantir que não estou sendo injusta com ninguém, normalmente deixo cada colaborador me dizer qual é o valor de seu serviço. Se é abaixo do que tenho orçado, já aconteceu de oferecer um pouco mais quando ainda consigo gerar lucro naquela linha, mas se é acima, é aí que a negociação acontece, você tem que chegar naquele valor da linha. Se não conseguir, saiba que você precisará remanejar de outras linhas para fazer acontecer. O total não pode mudar, pense como fazer acontecer.


É bastante normal economizar em uma linha e gastar mais em outra. Vá negociando seu orçamento com atenção. Se conseguir economizar em algumas linhas, não comemore ainda, a parte financeira só está fechada quando o projeto termina, então considere que essa economia talvez te sirva para suprir demandas que podem surgir em imprevistos futuros daquele mesmo projeto.


Seja um bom parceiro

A melhor forma de fazer um orçamento acontecer da forma que foi previsto é ser um bom parceiro no seu mercado de atuação.


Às vezes você não tem a grana que normalmente se cobra para aquela função especifica, mas se em outros trabalhos você não foi mesquinho e compensou todo mundo de forma justa, é possível que sua equipe esteja disposta a abrir exceções de vez em quando para te ajudar.

Se você consegue formar uma rede confiável de pessoas para trabalhar e puder compensar um cachê baixo com um próximo cachê melhor ou com uma frequência de trabalhos que compensa a redução de valor, a chance de conseguir administrar seu orçamento sem muitos transtornos é bem maior.


Não tenho como negar que é a experiência e a sua dedicação a esse processo de precificação do seu serviço que vai fazer com que as coisas fiquem cada vez mais fáceis para você, tanto na estimativa de valor de cada linha do orçamento, como na negociação com os colaboradores durante o projeto, por isso esteja sempre atento ao que cada orçamento que você faz e cada projeto que executa te ensinam.


Em pouco tempo, você provavelmente também se sentirá orgulhoso em dizer que nunca gasta mais do que o planejado em nenhum projeto, mas não esqueça que esse é o único objetivo real da elaboração de um orçamento. Vá além, continue crescendo!

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