• Mariana Sierra

O que precisa ser feito hoje?

Você tem certeza que havia tantos planos e tantas coisas para fazer, mas ainda nem conseguiu sair da cama. Enquanto isso, eu estava aqui pensando que talvez só falte um empurrãozinho ou a ferramenta certa para você que andou procrastinando as coisas que mais gosta de fazer, tomar a atitude para começar a produzi-las.


Principalmente quando você trabalha por conta própria, é preciso ter um pouco de organização e força de vontade, senão as coisas vão por água abaixo mais de uma vez, não é? Mas como focar no que é preciso ser feito se, a todos os momentos, tantos estímulos dentro e fora da nossa cabeça nos levam pelos labirintos eternos de mais um dia em que nada foi produzido?


Minha única dica de ouro é:


Não dependa da sua memória ou do seu foco para saber o que precisa ser feito.

Gestores de tarefas são como chefes simpáticos.


Uma das coisas que sempre me ajudou a manter as coisas em movimento, foi criar a noção de que eu não preciso nem da minha vontade e nem da minha cabeça para que haja uma ordem.


A primeira vez que eu tive que organizar diversas tarefas foi no meu primeiro trabalho como produtora. Havia tantos projetos, vídeos, reuniões, contatos e dúvidas que eu quase enlouqueci. A única coisa que parecia naquele momento poder organizar bem essa multiplicidade era uma planilha, justamente pela quantidade de células e abas que continha. Eu estava completamente equivocada, mas funcionou por um tempo.


A premissa era boa, colocar em apenas um lugar tudo que era preciso ser feito, todos os contatos e separar os diferentes projetos, fez com que o caos dentro da minha mente fosse desaparecendo. Isso por que eu sabia que não precisava pensar, quando estivesse deitada na cama pra dormir, em tudo que eu ainda tinha que realizar. Tudo isso já estava anotado na planilha, então eu podia simplesmente dormir e acordar no dia seguinte para continuar trabalhando.


Depois dessa experiência com a planilha, eu precisei de longas férias e descobri que existem ferramentas melhores de gestão de tarefas. Durante muitos anos eu usei o Wunderlist, mas, ele foi comprado e decidiram descontinua-lo. Como alternativa para ele, baixei o TickTick, mas existem muitos outros, inclusive algum também no seu programa de e-mail, dê uma

buscada.



O grande barato dos gestores de tarefas é que eles ficam online, então você não depende de hardware para acessá-los, e também pode instalá-los em todos os seus devices; celular, computador, tablet e todos eles terão suas tarefas sincronizadas para consulta a qualquer momento, de qualquer lugar.


Meu grande segredo é usar o gestor de tarefas não só para o trabalho, mas para tudo que precise ser feito. Preciso sacar o dinheiro para pagar a faxineira, anoto lá. Preciso comprar ração para os gatos, anoto lá. Preciso renovar o domínio do meu site daqui 2 anos, anoto lá.

Anote tudo que você não pode esquecer por que exige uma atitude sua.


Entende como isso tira muito da sua cabeça? Você não precisa se lembrar de algo que precise fazer daqui 2 ou 10 anos, o aplicativo vai te lembrar, apenas relaxe e foque no precisa ser feito hoje. Essa é mais uma função do aplicativo, ele junta somente as tarefas que precisam ser realizada naquele dia para que você trabalhe com elas. Então não importa muito se você, no meio do dia, se perdeu em algum artigo sobre como os elefantes velam seus familiares, as tarefas ainda estão lá e você pode voltar a elas logo depois disso, por que o grande prazer do gestor de tarefas é "ticar" todas as tarefas do dia e saber que você não tem mais nada para realizar e pode fazer o que quiser, até criar algo novo (com várias outras tarefas, para vários outros dias).


Outra coisa que o gestor ajuda a criar são rotinas. Você pode criar uma tarefa que se repete diariamente, semanalmente, anualmente ou qualquer outro período de tempo que prefira. Além de você não precisar, se preocupar em re-agendar essa tarefa toda vez que a completar, o que é muito útil para pagamentos recorrentes, por exemplo, você pode definir um ritmo de realização de algo.


Eu defini que todas as segundas checo os faturamentos que não foram realizados ainda e peço notas dos colaboradores dos trabalhos já encerrados. Não importa se o trabalho encerrou na quarta passada, eu estou tranquila que na segunda seguinte é o dia de organizar o fechamento dele, então na quinta eu apenas me ocupo do que estava agendado para aquele dia. Isso impede que as tarefas novas atrapalhem a realização do que já estava planejado e que também é importante.


Também defini que uma vez por mês organizo meus HDs, então sei que minha planilha online, que diz quanto espaço tenho em cada um e em qual deles cada trabalho está, segue atualizada e torna tudo mais prático. É insano ter que abrir todos os HDs cada vez que você precisa de um espacinho ou está em busca de algum projeto, não?


A cada 50 dias eu compro ração para os gatos, uma vez por ano vou a ginecologista, em setembro vence meu contrato de celular pós-pago, então posso decidir se vou deixar renovar ou vou mudar o acordo, etc…


Eu não preciso da minha mente para lembrar de tudo isso. Assim que algo aparece nela com o cartaz de "preciso lembrar de…" eu já anoto no meu gestor de tarefas e defino que dia é preciso que ele me lembre.


Eu também uso meu calendário da mesma forma, mas para coisas que exigem minha presença física somente. Se haverá uma entrega de algo em casa, é preciso estar aqui, então eu sei que se quiserem marcar uma reunião comigo no mesmo dia, terei uma incompatibilidade naquele horário, não é somente uma tarefa que pode entrar numa lista, é algo que necessita de mim e eu só posso estar em um lugar de cada vez.


Começar a usar o gestor de tarefas e a agenda, pode ser um pouco desesperador no começo, por que a lista fica grande demais para um dia, afinal você vai começar a listar tudo, mas experimente ser seu próprio mestre, se há muito para hoje e algo pode ir para amanhã ou para próxima semana, coloque para lá. O bom de fazer isso no gestor de tarefas, é que você não simplesmente procrastinou, apenas adiou aquela tarefa e ela vai voltar para ser realizada. Aos poucos, sua lista de tarefas vai estar bastante amigável, acredite.

Outro aspecto que me ajuda bastante a realizar as coisas é definir um horário para lidar com a lista de tarefas.


Normalmente coloco um alerta para que minha agenda me avise o que tenho para amanhã, assim consigo planejar o que for preciso com antecedência.


No caso das tarefas, gosto de tomar meu café da manhã e, em seguida, sentar no computador para ver o que está reservado para o dia. Depois disso, checo meus emails e adiciono o que mais surgir de tarefas neles e, uma a uma vou ticando as tarefas. A experiência me diz que sempre que estou focada, antes ou logo após o almoço já tirei tudo da frente e posso usar a tarde para planejar novas estratégias, estudar ou até descansar.


O mais importante é não se esquecer que o grande objetivo disso é ticar todas as tarefas do dia.


Tente organizar melhor tudo que você tem para fazer. Se não for com um gestor de tarefas, pode ser com uma planilha como eu fiz no começo, ou até post-its espalhados pela casa. Eu sugeri uma ferramenta mais tecnológica, por que ela tem algumas funções que realmente tiram muitas responsabilidades dos seus ombros e são gratuitas, mas se você pensar em alguma forma que funcione melhor para você, vá nela. O importante é organizar e conforme sua ferramenta for funcionando para você, ela também vai te mostrar como ela pode ser aprimorada.

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