Precio x Calidad x Plazo: ¿es posible equilibrar todos los platos?

¿Tienes prisa?

En el post, comparo el desafío de equilibrar precio, calidad y plazo en proyectos audiovisuales con un equilibrista que camina en un monociclo sobre una cuerda floja. A menudo, las personas terminan sacrificando uno de estos elementos para garantizar los otros dos, pero defiendo que es posible mantenerlos en equilibrio a través de la "inteligencia del proyecto". Esto implica un análisis detallado de aspectos como el alcance, los riesgos, los recursos y la sostenibilidad, permitiendo encontrar soluciones creativas y estratégicas que satisfagan las necesidades del cliente sin comprometer la calidad. Destaco la importancia de pensar fuera de la caja y considerar diferentes enfoques, como la colaboración con profesionales de otras áreas, para optimizar recursos y garantizar el éxito del proyecto. Por último, enfatizo que, incluso ante imprevistos, una estructura bien planificada y creativa puede ayudar a superar desafíos y alcanzar resultados satisfactorios.

Imagina un equilibrista sosteniendo varios platos. Ahora, imagina que está montando un monociclo sobre una cuerda floja. Visualiza todo esto sucediendo en lo alto de un acantilado.

Así es como muchas personas se sienten al intentar equilibrar precio, calidad y plazo al realizar un proyecto. Lo que generalmente sucede es que se sacrifica uno de los platos para garantizar la entrega de los otros dos. Es decir, un proyecto de calidad con un buen precio no se finaliza en el plazo deseado. Por otro lado, un proyecto entregado a tiempo y con un alto nivel de calidad suele exceder el presupuesto.

¿Pero será que no es posible equilibrar todos los platos?

En estos años trabajando con proyectos audiovisuales comerciales, parece que me he convertido en un imán para desafíos relacionados con esto. Realizar algo nuevo y bueno con poco dinero y dentro del plazo especificado.

Para llevar a cabo estos proyectos de alta complejidad, hay un elemento fundamental a considerar: una bandeja que puede colocarse debajo de todos los platos, para que no sea necesario renunciar a ninguno de ellos. Esta bandeja es la inteligencia del proyecto.

### ¿Qué significa esto?

En términos generales, significa incluir un análisis minucioso de todos los puntos involucrados en el proyecto para que, a partir de eso, sea posible encontrar nuevas respuestas a las mismas preguntas.

Cuando la mente está acostumbrada a seguir los caminos ya conocidos para llegar a una solución, naturalmente deja de percibir alternativas posibles y, a veces, más cercanas de lo que parecen estar. Para salir de este ciclo vicioso, es necesario recorrer calles diferentes, ese famoso pensar fuera de la caja. Aunque la frase sea un cliché, en la práctica puede ser bastante útil.

Pero se engaña quien piensa que pensar fuera de la caja está relacionado únicamente con ser creativo. También es eso. Pero incluso la creatividad requiere estrategia, disciplina y organización. Al fin y al cabo, no sirve de nada tener ideas fantásticas que no son ejecutables. Y, en la mayoría de los casos, las ideas simples suelen ser las más innovadoras.

### ¿Y qué factores considerar para pensar en un proyecto de forma inteligente?

Son numerosos. Y cada uno de ellos puede desglosarse en otros. Por eso, añadir inteligencia a la ecuación precio x calidad x plazo es fundamental. Sin ella, la cuenta no cierra y uno de los platos siempre terminará cayendo.

Redefinir el alcance, innovar en la utilización de recursos, encontrar profesionales de áreas inusitadas son solo algunos de los factores que pueden -y deben- ser analizados. Vamos a conocer algunos de ellos y, como sugerencia, si tienes un proyecto en curso o que desarrollar, anota cada uno de los puntos y trata de responder a las preguntas correspondientes (y añade otras que surjan):

### Alcance

¿Cuánto del alcance puede ser modificado para garantizar la calidad y reducir el precio? ¿Es posible anticipar o reducir algún proceso?

### Riesgo

¿Cuáles son las principales amenazas al éxito del proyecto (externas e internas)? ¿Qué decisiones presentan un mayor riesgo de poner todo en peligro? Mapeando los riesgos con anticipación, es posible detectar más fácilmente cuándo una amenaza está más cerca de materializarse y, así, tomar las medidas necesarias a tiempo.

### Recursos

Cuando pensamos en recursos, podemos hablar de recursos materiales, financieros y humanos. Considerando todos ellos, podemos preguntarnos cuáles son los recursos en los que vale la pena invertir más y cuánto tiempo nos ahorrarían. ¿Es posible sustituir algún recurso material por otro similar y de menor costo? ¿Cómo reubicar los recursos humanos para obtener mayor eficacia en los procesos, considerando las habilidades y gustos de cada miembro del equipo o, incluso, encontrando profesionales de áreas distintas cuyas habilidades puedan agregar al proyecto?

Usando aquí un ejemplo, en uno de los proyectos más desafiantes que tuve, era necesario construir 6 escenarios en un estudio y el presupuesto era realmente incompatible con la cantidad de producción. En el caso de cosas que exigen material, además de la mano de obra y la cantidad de equipo necesaria para desarrollar el proyecto a tiempo, el costo de compra sería alto cuando lo pensábamos la primera vez. La solución para mí fue elegir a un artista fuera del medio publicitario (pero involucrado con el tema del documental) que trabajaba con construcciones de escenario a partir de material reciclado. Además, acordamos que todas las piezas producidas irían a su acervo; esto lo estimuló a invertir un poco más en la construcción, sin conversaciones incómodas involucradas.

### Sostenibilidad

¿Cuál es el impacto de este proyecto en la sociedad en términos económicos, ambientales y sociales? ¿Esto puede alterar su éxito a largo plazo? ¿De qué manera podemos hacer que el proyecto sea más sostenible (muchas veces, incluso, ahorrando recursos)?

### Procesos

¿En qué estructura organizacional específica tendremos que aplicar este proyecto y cómo puede alterar los resultados?

¿Las viejas formas de hacer están impidiendo que trabajes dentro de un acuerdo ganar-ganar y tengas una ejecución más eficaz?

### Método

Considerando que existen metodologías ágiles, clásicas e híbridas de gestión de proyectos, y más todas las otras que podemos inventar, ¿cuál es la ideal para este caso? Correlacionando con todas las otras variables, ¿cuál es el método más eficaz para que el proyecto avance de forma satisfactoria, dentro de su realidad, potenciales y limitaciones?

### Satisfacción

Pensar de manera inteligente y estratégica tiene como objetivo el éxito del proyecto y, consecuentemente, la satisfacción del cliente. Por eso, a lo largo de todas las etapas, es necesario preguntarse: ¿de la manera en que está siendo estructurado, el proyecto atenderá las expectativas? ¿Cómo conciliar las otras variables con las expectativas del cliente?

Sabes que el espectáculo de todo artista tiene que continuar…

No hay una garantía del 100% de que ningún plato se desequilibrará durante la realización de un proyecto. Existen imprevistos, factores que escapan al control (una situación pandémica, por ejemplo) y muchos otros que pueden sorprendernos.

Pero, cuando estructuramos un proyecto poniendo la inteligencia en el centro de las decisiones, es 100% garantizado que lograremos encontrar alguna solución, incluso si eso significa, en último caso, pegar un plato que se cayó o cambiarlo por un cuenco.

El hecho es que sí, es posible realizar un proyecto de calidad, dentro del plazo y con un buen precio, siempre que logremos tener una visión 360° del proceso y pensar cada etapa de forma estratégica, dejando espacio para la creatividad y la innovación. De esta manera, podremos caminar sobre cuerdas flojas y, quién sabe, incluso con los ojos cerrados, superando las expectativas del público.

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